يعتبر التخطيط الفعال من أهم وظائف الإدارة العليا ، لذلك يمكن القول أنه بدون التخطيط الفعال لا شيء يمكن التحكم فيه للأسباب التالية:
- يتم تنفيذ جميع وظائف النظام بالكامل وفقًا لمبادئ وقواعد التخطيط.
- يحدد التخطيط أهداف المنظمة بالكامل وبالتفصيل على مدى فترات زمنية طويلة.
- يحدد جميع الوسائل اللازمة مع بعض البدائل لاختيار أفضل طريقة لتحقيق الأهداف المرجوة.
- في بعض الأحيان تكون هناك مشاكل أو صعوبات أو مخاطر معينة ويتم تحديد الطرق المناسبة للتعامل معها على النحو التالي:
- ضع أهدافًا لفترة زمنية محددة.
- ابتكار أفكار تحدد كيفية عمل النظام وتحقق أهدافه.
- التحليل المستمر لجميع قطاعات النظام بأكمله ، وتجنب المخاطر والاهتمام بتوفير بيئة عمل جيدة لتحقيق الأهداف.
- لا توجد فجوة في التساؤلات حول استقرار واستمرارية عمل النظام.
- تقييم جميع الطرق البديلة واختيار الأفضل والأنسب لتحقيق الأهداف الموضوعة.
- قراءة عقلانية للتغييرات المستقبلية لتحقيق أهداف النظام.
- هذا يؤكد أن التخطيط يتكون من جميع أجزاء النظام بأكمله ، وهي:
- تخطيط استراتيجي.
- الخطط التشغيلية والتكتيكية.
- خطط الطوارئ.
تتكون الإدارة من مجموعة من الوظائف الرئيسية وهي التخطيط والتحليل والتنظيم والتوظيف والقيادة.
- التخطيط هو أهم وظيفة لأنه الأساس والأساس الرئيسيين اللذين يبنى عليهما النظام بأكمله.
- التخطيط هو وضع خطة من خلال تحديد جميع الموارد والمهام والإجراءات والجداول الزمنية اللازمة لتحقيق الأهداف المرجوة.
- الفرق بين الهدف والخطة:
- استهداف إنها مستقبلية يمكن الوصول إليها بسهولة.
- خطة هي التي تحدد جميع الوسائل والأساليب لتحقيق الهدف.
- يحدد التخطيط أهداف النظام ويحدد الوسائل المناسبة لتحقيق تلك الأهداف.
- في الحقيقة التخطيط يسبق عمل الرئيس التنفيذي لأنه يتوقع احتمالية التحديات والمخاطر التي قد تنشأ ، وهذا يساهم في استمرارية العمل على مدى فترة زمنية أطول.
- يساعد التخطيط المدير على اتخاذ القرارات والإجراءات اللازمة لحل جميع المشكلات وتطوير جميع استراتيجيات العمل وتحديد الطرق المناسبة لتحقيق الهدف بشكل نهائي.
تكمن أهمية التخطيط الفعال في تحقيق ما يلي:
- تحديد أهداف النظام وتوضيحها بالتفصيل.
- يعتبر مرجعا لاتخاذ التدابير المناسبة والضرورية.
- يوجه التخطيط المدير إلى أفضل طريقة لاتخاذ القرار الصحيح في الوقت المناسب.
- يساعد التخطيط على توقع المخاطر وتحديد القدرات والموارد اللازمة لتجنبها.
- الجدولة هي أداة قياس أو مقياس يتم من خلاله تحديد الأداء الفعلي للنظام وتقييم مستوى العمل بشكل كامل.
- يعمل التخطيط كموازنة لاتخاذ القرارات الصحيحة أو اختيار البدائل المناسبة لتجنب القرارات العشوائية والمتسرعة.
- يزيد التخطيط من مستوى التنظيم وقوة النظام:
- لأن التخطيط المسبق للعمل يحقق نتائج أفضل بكثير من العمل غير المخطط له.
- مصدر المنتجات بنهج عقلاني بجودة ممتازة وأقل تكلفة.
- تجعل الجدولة إدارة النظام أسهل وأسرع بكفاءة وفعالية ممتازتين.
- يعمل التخطيط على تحسين إنتاجية الموظفين من خلال تحديد الأهداف بوضوح لكل فرد للعمل باهتمام كبير لزيادة مستوى الكفاءة من أجل تحقيق الأهداف المرجوة.
- يعمل التخطيط على التنظيم الإداري بين الإدارات مما يرفع من مستوى الكفاءة والأداء داخل النظام.
- التخطيط هو عملية تنظيم وتنسيق فعالة لدمج الإدارة المالية والموارد البشرية للنظام.
- يحفز التخطيط القدرة على مواصلة التحليل والابتكار والإبداع ، حيث يجب على الإدارة اكتشاف طرق وأفكار جديدة لمواجهة التحديات أو التهديدات والحفاظ على استمرارية الأعمال وتحقيق الأهداف.
تتميز الجدولة بعدة ميزات مهمة جدًا وهي:
- أهم الوظائف الإدارية: التخطيط هو الوظيفة الإدارية الأولى والأهم والأكثر أهمية.
- بحيث يتم تنفيذ الخطط من خلال تطبيق جميع وظائف النظام لتحقيق الأهداف المرجوة.
- توجيه الهدف: يحدد التخطيط جميع أهداف النظام.
- يحدد خطة سير العمل والطرق الممكنة والبديلة ويقرر أفضل وأنسب طريقة لتحقيق الهدف.
- أساس النظام بأكمله: يعمل التخطيط في جميع القطاعات وعلى مختلف المستويات داخل المنظمة.
- عملية مستمرة: يتم تطبيق التخطيط على فترة زمنية معينة.
- يجري العمل على إعداد خطة جديدة للتحديث والتطوير ورفع المستوى ورفع الكفاءة في الفترات التالية سيتم تنفيذها على مراحل متتالية.
- إِبداع: التخطيط هو عملية تتطلب الكثير من القوة العقلية.
- إنه ينطوي على التحديد والتفكير والتحليل والتخيل والابتكار والإبداع.
- العملية المستقبلية: عملية التخطيط هي دراسة وتحليل وتوقع المخاطر والمشاكل والتحديات المحتملة.
- تطوير رؤية للمستقبل من خلال وضع الخطط لتفاديها أو التعامل معها.
- عملية اتخاذ القرار: يتم تحديد جميع الطرق أو اختيار أفضل طريقة وحل.
- بتقدير النسبة المئوية للنتائج من حيث النسب المئوية السالبة والنسب الإيجابية.
ينقسم التخطيط إلى عدة أنواع:
هي مهارة وعلم يتعامل مع تكوين استراتيجيات لتحقيق أهداف محددة وتنفيذها ، يقوم على أساسها بتقييم النتائج ومقارنتها بالأهداف والاحتياجات طويلة المدى للنظام وتعمل على دمج جميع القطاعات والأقسام النظام.
هي خطط محددة مرتبطة بعمليات أخرى داخل النظام ، مع مراعاة مسؤولية الإدارات ووظائف الإدارة ذات الصلة لاستكمال الخطة الاستراتيجية.
- إنه يتعامل مع جميع العمليات والإجراءات التي تتم على جميع مستويات النظام ويجب على الإدارة المعنية وضع خطة مفصلة بشكل جيد للمهام اليومية.
- وهي إما خطط جارية للنظام أو خطط شخصية على المستوى الفردي يتم تنفيذها مرة واحدة فقط وتنتهي صلاحيتها ، على سبيل المثال:
- يتم تعيين ميزانية شهرية من أجل إنشاء إعلان عن إعلان وترويج معين من أجل تحقيق زيادة في المبيعات.
بما في ذلك الكوارث الطبيعية أو الحوادث أو الأزمات أو الأضرار.
- المشاكل الشائعة والمتوقعة أحيانًا مثل ؛ المشكلات الفنية يتم التخطيط لفقدان المستندات أو المشكلات الإدارية يوميًا وتعتبر عمل روتيني
- يتم التخطيط للطوارئ من خلال الاستجابة للمخاطر وطرق تجنبها حسب حجم ومستوى النظام.
- تعمل على ضمان بيئة نظيفة وصحية ومناسبة وتغطية كاملة بأجهزة الاستشعار وكاميرات المراقبة وطفايات الحريق من خلال الاستثمار في التحديث والتطوير.
- شارك المخاطر عن طريق شراء بوليصة تأمين من شركة تأمين لإدارة المخاطر.
- وفقًا لمستوى النظام ولا تخطط لأدنى المخاطر ذات الأولوية ومعالجتها في حالة حدوثها.
يتم تصنيف التخطيط وفقًا للعوامل التالية:
- أهمية:
- يتعلق التخطيط الاستراتيجي بالنظام بأكمله ويشكل رؤية مستقبلية لتحقيق الأهداف.
- لتحقيق التخطيط الاستراتيجي ، يتم التخطيط التكتيكي
- مثل تغيير مخطط الأرضية أو إضافة بعض المعدات الضرورية.
- يشير التخطيط التشغيلي إلى العمليات اليومية مثل الشراء والإنتاج والتسليم.
- زمن:
- التخطيط قصير المدى: محدد لفترة تقدر بعام واحد أو أقل.
- التخطيط متوسط المدى: ثابت لمدة سنتين إلى سنتين
- التخطيط طويل المدى: ثابت للفترة من 0 إلى 0 سنة وقد يصل أحيانًا إلى 0 سنة.
- مستوى: يعتمد ذلك على مستوى النظام وطبيعة العمل.
- التخطيط على مستوى الشركة: مثل شركات الطيران المتخصصة في الأعمال التجارية ، فهم يعملون على مبدأ التخطيط على مستوى الشركة
- التخطيط على مستوى الأعمال: مثل الشركات المتخصصة في صناعة المعدات ، فإنها تعمل على أساس التخطيط على مستوى الأعمال.
- التخطيط الوظيفي: على سبيل المثال ، التخطيط لتحقيق أهداف قسم الإعلان والتسويق أو قسم التوظيف والإدارات المختلفة الأخرى
- المستوى الرسمي: يتم ترتيب التخطيط حسب المستوى الرسمي إلى
- التخطيط الرسمي: الخطط التي يتم تنفيذها وفق منظمة محددة بوضوح وفاعلية.
- التخطيط غير الرسمي: الخطط التي يتم تنفيذها دون قرارات رسمية واضحة وموثقة.
- المستوى الرسمي: يتم ترتيب التخطيط حسب المستوى الرسمي إلى