كيفية كتابة تقرير فعال خطوة بخطوة ومختلف أنواع التقارير , مما لا شك فيه أن هذا الموضوع من أهم وأفضل الموضوعات التي يمكن أن أتحدث عنها اليوم، حيث أنه موضوع شيق ويتناول نقاط حيوية، تخص كل فرد في المجتمع، وأتمنى من الله عز وجل أن يوفقني في عرض جميع النقاط والعناصر التي تتعلق بهذا الموضوع.
كيفية كتابة تقرير هو موضوع ينجذب إليه كثير من الناس ، حيث توجد أنواع مختلفة من التقارير ، كل واحد منهم مخصص لغرض معين ، مما يتطلب من كل شخص إتقان كتابته وفق خطوات بسيطة توفر الكثير من المتاعب ، خاصة أنها أصبحت جزءًا من الحياة المهنية والأكاديمية ، وعلى الرغم من اعتقاد البعض أن إعداد التقارير أمر معقد ، إلا أن اتباع خطوات ونهج معين فيه يجعل الأمر بسيطًا ولكنه ممتع أيضًا.
أنواع التقارير
قبل مراجعة كيفية كتابة التقرير ، من المفيد التركيز بشكل أساسي على أنواعه المختلفة ، والتي تشمل:
- التقارير الرسمية وغير الرسمية: يختلف هذان النوعان من التقارير من حيث شكل الكتابة ، حيث نجد التقارير الرسمية مقارنة بالتقارير غير الرسمية أكثر تنظيماً ، بالإضافة إلى كونها تستند إلى الحيادية واستخدام المصطلحات المهنية والأكاديمية ، بينما نجد التقرير غير الرسمي بلغة عادية بسيطة وتأتي في شكل رسالة قصيرة.
- تقارير طويلة وتقارير قصيرة: بعض التقارير موجودة في صفحة واحدة وتعتبر تقريرًا قصيرًا مقارنة بغيرها قد يتجاوز عشرين صفحة ، حيث تكون التقارير الطويلة أكثر رسمية وتتضمن دقة وتفاصيل كثيرة.
- التقارير الإعلامية والتقارير التحليلية: يختلف هذان النوعان في طبيعة المعلومات التي يحتوي عليها كل منهما. تتضمن التقارير الإعلامية العديد من المعلومات المهمة والواضحة التي تربط أجزاء مختلفة من الشركة ، بينما يهتم التقرير التحليلي بدراسة مشكلة معينة واقتراح الحلول لها.
- تقارير العروض: تعتمد العديد من الشركات على تلبية بعض احتياجاتها من خلال دعوة لتقديم العروض ، حيث تقوم شركة أخرى بإعداد وتقديم تقرير عروض تقدم فيه تفاصيل حول تلبية هذه الاحتياجات ومعالجة المشاكل المطروحة.
- التقارير الرأسية والتقارير الجانبية: يعتمد الاختلاف بين هذين النوعين على مستوى إرسال التقرير نفسه. يتم تصنيف الأقسام الأخرى كتقرير جانبي.
- التقارير الداخلية والتقارير الخارجية: يكمن الاختلاف بين هذين النوعين في مستوى تبادل التقارير.
- التقارير الدورية: هي تقارير مجدولة بانتظام في تواريخ محددة ، ويتم تعميمها في الغالب عموديًا من الموظفين إلى المدير ، وتهدف بشكل أساسي إلى التحكم ، ويمكن طباعتها مسبقًا وتجهيزها ببيانات تم إنشاؤها بواسطة الكمبيوتر لاتخاذ نموذج موحد.
- التقارير الوظيفية: يندرج عدد كبير من التقارير ضمن تصنيف التقرير الوظيفي والتي يتم تسميتها حسب الغرض الذي تخدمه ، ومن أبرز هذه التقارير: التقرير المالي ، تقرير التسويق ، التقرير المحاسبي ، وجميع التقارير الوظيفية. الأنواع السابقة يمكن أن تندرج ضمن هذا النوع.
كيف تكتب التقرير
تعتمد كيفية كتابة تقرير على عدد من الخطوات البسيطة التي تحتاج إلى التركيز في نفس الوقت ، وهي:
- تحديد موضوع ونوع التقرير: تتضمن هذه الخطوة تحديد الموضوعات والمعلومات التي يجب أن يتضمنها التقرير. يجب الانتباه هنا إلى معرفة شكل التقرير وكيفية تنسيقه وترتيب محتوياته وتحديد الاختصاصات المختلفة من خلال قراءة كتيب التعليمات ومراجعة أي معلومات إضافية.
- جمع المعلومات: تهدف هذه الخطوة إلى البحث عن مصادر المعلومات التي يحتاجها التقرير والتي يجب أن تكون موثوقة ورسمية. يمكن استخدام المكتبة والتقارير المماثلة أو البحث عنها على الإنترنت ، ولكن من الضروري الاعتماد فقط على المواقع الرسمية مثل تلك الخاصة بالهيئات الحكومية والمنظمات الدولية وغيرها ، ثم ترتيب هذه المعلومات بصياغة عناصر التقرير.
- كتابة المسودة: يعد إعداد المسودة خطوة مهمة في كيفية كتابة التقرير ، فهي نسخة أولية يمكن تعديلها ، ويجب أن يأخذ شكلها بعين الاعتبار التعليمات المختلفة التي تطلبها الجهة لتزويدها بالتقرير مثل كالعناوين وجدول المحتويات والهوامش وحجم الخط ، بالإضافة إلى الحاجة إلى تضمين مقدمة للمسودة. يعطي ملخصًا موجزًا للأهداف والنتائج ، ويتم توفير النسخة مع الشروحات والقرائن على المعلومات التي تم تضمينها في التقرير.
- مراجعة التقرير واعتماد النسخة النهائية: هذه الخطوة هي الخطوة الأخيرة في كيفية كتابة التقرير ، وقبل اعتماده يجب التأكد من خلوه من أي أخطاء إملائية أو نحوية ، بحيث يتطابق كل متطلب مع ما ورد في التقرير. التقرير وانه يحتوي على استنتاج وتوصيات في نهاية التقرير.
خصائص كتابة التقرير
لا يكفي تحديد كيفية كتابة تقرير لإتقان هذا الفن ، ولكن من الضروري معرفة الخصائص المختلفة لهذا النوع من الكتابة ، وهي:
- ركز على دعم التقرير بمعلومات مصدر قيمة وموثوقة.
- كن حذرًا وتجنب أي نوع من المعلومات الخاطئة.
- الكتابة بأسلوب واضح لا يربك القارئ أو يشتت انتباهه.
- ضع قائمة بالمعلومات بإيجاز وتجنب التفسيرات المطولة.
عرضنا سابقاً في هذا المقال كيفية كتابة تقرير فعال ومفيد من خلال معالجة أنواع التقارير المختلفة وتحديد المراحل والخطوات المختلفة لإعداد التقرير بالتفصيل ، بالإضافة إلى جميع الخصائص التي يجب مراعاتها في هذا التقرير. نوع الكتابة.
خاتمة لموضوعنا كيفية كتابة تقرير فعال خطوة بخطوة ومختلف أنواع التقارير ,وفي نهاية الموضوع، أتمنى من الله تعالى أن أكون قد استطعت توضيح كافة الجوانب التي تتعلق بهذا الموضوع، وأن أكون قدمت معلومات مفيدة وقيمة.