كيفية كتابة تقرير إداري هو الموضوع الرئيسي الذي سيتم الرجوع إليه أكثر ، لأن معظم المؤسسات والشركات تعتمد على التقارير الإدارية ليتم إطلاعها باستمرار على الأوضاع المختلفة للوحدات الإدارية في المؤسسة ، وستقدم تعريفات حول التقارير الإدارية وسوف نتعلم أيضًا كتابة تقرير إداري بالتفصيل حول شكل كتابة تقرير إداري ، وحول خصائص التقارير الإدارية والمعلومات الأخرى ذات الصلة.
تقرير إداري
تستخدم التقارير الإدارية كإحدى طرق الاتصال والتواصل ، والتي تتميز بالكفاءة العالية في عملية ربط المكونات الفردية للتنظيم الإداري. يمكن أن تكون التقارير الإدارية شفوية أو مكتوبة. تجاريًا بشكل وثيق ومستمر دون عوائق ، من خلال هذه التقارير يمكنهم معرفة جودة وحجم الإنجازات بناءً على الخطة المنهجية للشركة وبالتالي فإن التقارير الإدارية هي أدوات تساعد في الحصول على معلومات كافية من مختلف الأماكن الإدارية وبالتالي الحصول على حكم حول جدوى العمل ومدى تطبيق الواجبات المطلوبة من كل شخص وكل وحدة إدارية في الشركة ، وتستخدم كأساس لاتخاذ الإجراءات المناسبة في حالة حدوث أخطاء في الشركة.
كيفية كتابة تقرير إداري
يجب أن تتم كتابة التقرير الإداري على مرحلتين ، المرحلة الأولى هي مرحلة إعداد التقرير والمرحلة الثانية هي مرحلة كتابة التقرير ، ويجب تفصيل كل منهما على حدة ، وفيما يلي المراحل التفصيلية كتابة تقرير إداري:
مرحلة إعداد التقرير الإداري
هذه المرحلة هي المرحلة الأولى في عملية كتابة التقرير الإداري ، قبل البدء في كتابة التقرير ، قبل البدء في كتابة التقرير ، من الضروري إعداده بشكل جيد ، وإعداد التقرير هو العنصر الأساسي للتقرير بشكل عام ، علاوة على ذلك ، سيتم عرض كيفية إعداد تقرير إداري في الخطوات:
- الإعداد والإعداد: وتشمل هذه المرحلة الحصول على أسئلة التقرير وتحديد الأهداف المحددة للتقرير ، بالإضافة إلى الاستخدامات التي يمكن اقتراحها للتقرير ، وكيفية الحصول على معلوماته ، ومعرفة الأشخاص المستفيدين منه ، ومعرفة متلقي التقرير وقارئه ، بالإضافة إلى معرفة كيفية كتابة التقرير والوصول إلى المعلومات حسب الهدف المنشود منه.
- تصميم هيكل الرسالة: تتضمن هذه المرحلة اختيار شكل الرسالة ورؤيتها ، من أجل خلق هيكلها العام الذي يتوافق مع الهدف المنشود والمعلومات التي ستوفرها للأطراف المعنية.
مرحلة كتابة التقرير الإداري
هذه المرحلة هي المرحلة الأساسية في كتابة التقرير والتي تبدأ فيها عملية الكتابة بعد المرحلة الأولية وتتكون من أربع خطوات يتم ذكرها على النحو التالي:
- اختيار الموضوع: الخطوة الأولى في عملية كتابة التقرير هي اختيار موضوع للتقرير وتحديد أفكاره الأساسية التي سيتم كتابتها على أساسها ، وتساعد هذه الخطوة في توضيح الغرض من كتابة هذا التقرير الإداري.
- البحث عن المراجع: الخطوة التالية هي العثور على المراجع المناسبة للوصول إلى المعلومات المطلوبة حيث يجب على كاتب التقرير استخدام الموارد المناسبة لمساعدته في كتابة التقرير حسب الحاجة مثل الإنترنت والكتب ذات الصلة. يجب أيضًا قراءة وكتابة الملاحظات عليها وتوثيقها عند كتابة التقرير.
- بلورة خطة التقرير: ثم من الضروري وضع خطة تنظيمية لكتابة التقرير الإداري من أجل تنظيم أفكار التقرير ومن أجل سلامة التقرير أولاً على شكل رسومات أو المخططات ، ثم يعتمد عليها لإنشاء تقرير إداري.
- كتابة نص التقرير: في هذه الخطوة تبدأ عملية الكتابة مباشرة ، حيث يتم كتابة جميع الفقرات والبيانات ، حيث يتم كتابة مقدمة التقرير وفي بداية كل فقرة تكون الجملة الرئيسية والكلمات التي تربط بين الفقرات بحيث يكون التقرير متماسكًا ومتسقًا ، مع تدوين جميع الاستنتاجات التي تم الحصول عليها عند معالجة تقرير إداري ، وكتابة المحتوى والروابط الخاصة بالتقرير ، وأخيراً تحرير التقرير والتحقق من المعلومات الواردة فيه من قبل شخص آخر غير الشخص الذي كتبتها.
عناصر نموذج التقرير الإداري
يحتوي التقرير الإداري بشكل عام على النقاط الرئيسية والنقاط الفرعية وفقًا للنظام المستخدم في كل شركة أو مؤسسة. سيوضح ما يلي بوضوح عناصر نموذج التقرير الإداري:
- خطاب التوصية: يوضح هذا الخطاب الغرض من التقرير للقارئ وعادة ما يرفق الخطاب في متن التقرير في المقدمة. تساعد الرسالة الأطراف المشاركة في التقرير على التركيز على جوانب مهمة من التقرير وتسمح للكاتب بتصحيح الأخطاء أو إضافة معلومات إلى التقرير.
- صفحة الغلاف: تحتوي هذه الصفحة على بعض العناصر المهمة مثل تاريخ التسليم واسم الكاتب والمسمى الوظيفي واسم المنظمة أو صاحب المصلحة وعنوان التقرير نفسه ، والتي يجب أن تكون واضحة.
- ملخص التقرير: يحتوي الملخص على محتوى واضح ومختصر للتقرير بأكمله ويحتوي على مجموعة من المصطلحات الفنية المناسبة للمحترفين في العمل ، ويسمح للقارئ بفهم محتوى التقرير من نصف القمر للملخص بسرعة وبناءً عليه يقرر حاجته لقراءة التقرير كاملاً.
- المحتوى: هذا القسم مهم جدًا لأنه يسمح للقارئ برؤية محتوى الرسالة بسرعة ودقة ووضوح.
- قائمة الرسوم التوضيحية: قم بتضمين تقرير لتوضيح مفهوم الرسومات أو الرسوم البيانية التي تظهر في التقرير.
- الملخص: هذا ملخص إداري يتم من خلاله تخصيص صفحة لتلخيص ما ورد في التقرير وفهم أهداف التقرير للمديرين الذين يتعاملون مع العديد من الوثائق بشكل يومي لأنهم يستفيدون من هذا الملخص.
- المسرد: يتم من خلاله توضيح المصطلحات الفنية المذكورة في التقرير وترتيبها أبجديًا وتفسير الرموز لمساعدة القارئ المحترف على فهم المحتوى جيدًا.
- الملاحق: هذا ملحق للتقرير ، حيث يتم جمع معلومات دقيقة للمتخصصين ، ولا يهتم به القراء الآخرون.
- شكر وتقدير: في نهاية التقرير يكتب الكاتب الشكر والتقدير لجميع الأشخاص والكيانات التي تعاونت في كتابة التقرير.
- التفويض: من خلال هذا القسم ، يتم تحديد القيود وطرق استخدام التقرير والغرض من كتابته.
نموذج لكتابة تقرير إداري
يمكن أن يكون هذا القالب تقريبًا لنموذج تقرير إداري جاهز ، وسيتم إدراج نموذج تقرير إداري جاهز من Word أدناه للمساعدة في كتابة التقرير:
اسم المنظمة: ______ ، تاريخ التسجيل: ______ ، رقم المنظمة: _________ عدد أعضاء الجمعية العمومية للمنظمة: _______________ عدد موظفي الشركة: __________ إجمالي عدد الموظفين: _____________ المنظمة حاليًا: ____________ اسم مدقق حسابات المؤسسة: _______ تاريخ التعيين: ___________ قطاع العمل في المؤسسة: ________________________________________ عدد أعضاء مجلس الإدارة: ________________ عدد الموظفين في قسم الحسابات: المنجز في القسم للعام الماضي: ______________________________________________________ عنوان المؤسسة: __________________________________________________________________________________________________________ صندوق بريد: ____________________________ رقم هاتف المؤسسة: ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ ________________________________________ مؤلف التقرير: ______________________ تاريخ تقديم التقرير إلى المدير العام: ___________ التوقيع: ____________________________________________________
أجزاء من تقرير الإدارة
يحتوي التقرير الإداري على الأجزاء الرئيسية التي يتكون منها ، ويجب أن يهتم الشخص الذي يقوم بإعداد التقرير الإداري بتوافر كل هذه الأجزاء ويجب كتابتها بشكل دقيق وصحيح ، بينما تساهم هذه الأجزاء وصحتها في توضيح المحتوى من التقرير ، وكذلك تعريف الأجزاء الأساسية للتقرير الإداري:
اسم الرسالة
يعتبر عنوان التقرير من أهم الأجزاء الرئيسية في التقرير ، لأنه يوضع العنوان في الصفحة الرئيسية والأولى للتقرير الإداري ، بالإضافة إلى أنه يحتوي على معلومات عن الشخص المعني والدائرة التي منها التقرير. صدر ، بالإضافة إلى اسم الشخص الذي كتبه ، وتاريخ الكتابة ومحتوى العمل الشخص ، العنوان يعكس بوضوح محتوى الرسالة.
مقدمة لتقرير الإدارة
هي صفحة تحتوي على أفكار عامة حول التقرير وغالباً ما تتناول الموضوع الرئيسي الذي يدور حوله التقرير وتوضح أهمية التقرير وكذلك الأهداف الأساسية للتقرير لأنه يجب إعداد مقدمة التقرير الإداري بعد تجهيز جميع صفحات التقرير لأنه يجب أن يحتوي على أفكار من مواقع مختلفة.
محتوى التقرير
محتوى التقرير الإداري هو الصفحات الرئيسية التي يتضمنها التقرير ، بينما يحتوي هذا الجزء على أكبر مجموعة من المعلومات التي يسعى التقرير إلى توفيرها للأشخاص المعنيين ، بينما يجب أن يكون توزيع المعلومات فيه على شكل فقرات ، وفق نظام ملموس ومحدد يتناسب مع المعلومات الواردة في التقرير سواء كانت جداول أو رسومات أو نقاط نقطية أو سرد.
اختتام التقرير
خاتمة التقرير الإداري هي الصفحة الأخيرة من التقرير وهي من الصفحات المهمة في التقرير لاحتوائها على مجموعة مهمة من المعلومات الأساسية بشكل موجز ومختصر ، لذلك يشكل هذا الجزء ملخص التقرير. ويشرح النتائج التي توصل إليها التقرير ، بالإضافة إلى تقديم العديد من الاقتراحات حول ما قيل في التقرير.
خصائص تقرير الإدارة
يتميز التقرير الإداري بعدد من الميزات التي يجب أن يتواجد فيه لتمييزه عن المستندات والأفعال الأخرى ، ومن أهمها:
- تمييز المحتوى: يجب الحرص على تقديم المعلومات الواردة في التقرير بشكل محدد حيث أنه يشمل جميع المعلومات المتعلقة بالموضوع ولا يجب ترك أي تفاصيل تتعلق به للحصول على صورة واضحة عنه.
- الدقة: يجب أن تكون العبارات والجمل والكلمات دقيقة في الرسالة ، دون غموض أو أخطاء نحوية وإملائية حتى لا يربك القارئ.
- عرض الحقائق: يعتمد التقرير فقط على عرض الحقائق والتحقق من صحتها لأنه يعتمد على التقرير لاتخاذ الإجراءات المناسبة والقرارات الهامة.
- بساطة اللغة: يجب تجنب اللغة الغامضة والصعبة والمعقدة ويجب كتابة الرسالة بأسلوب ولغة مبسطين حتى يتمكن كل من يقرأها من فهمها.
- جذب انتباه القارئ: يجب جذب انتباه القارئ واحترام رغباته وتوجهاته ، لأنه الهدف من كتابة الرسالة.
- الترتيب الصحيح للأحداث: حتى تتمكن من فهم تسلسل الأحداث بشكل واقعي عند قراءة التقرير.
في نهاية المقال بعنوان كيفية كتابة تقرير إداري ، تعرفنا بإيجاز على مفهوم التقرير الإداري وتعلمنا أيضًا عن كتابة التقارير الإدارية بتنسيق pdf وكتابة تقرير إداري بتنسيق pdf. تم تضمين نموذج لكتابة بروتوكول للعمل الإداري ، تعرفنا على عناصر البروتوكول الإداري والأجزاء الرئيسية للبروتوكول الإداري.