كيفية تنظيم الحفلات والمناسبات سؤال يطرأ على أذهان الكثيرين ممن يملكون حياة اجتماعية غنية بالإثارة ويحتاجون طوال الوقت لتنظيم حفلات ومناسبات جديدة، ولهذا فإن الالميدان نيوز لديه كل ما انت بحاجة لمعرفته عن أنواع الحفلات، وأساسيات وقواعد تنظيم هذه الحفلات.
كيفية تنظيم الحفلات والمناسبات
إن تنظيم الحفلات يتعدى كونه مجرد هواية فهو علم ومهنة غاية في الاحترافية يسعى الكثيرين للالتحاق بها، واليوم سنرض عليك أسرار هذه المهنة المثيرة وكيفية القيام بها:
أنواع الحفلات والمناسبات
تنقسم أنواع الحفلات إلى عدة أنواع من حيث الحجم، والجمهور، وطبيعة الحفل نفسها:
أنواع الحفلات من حيث حجمها
حفلات كبيرة
هي الحفلات التي يقوم بحضورها عدد كبير من الناس، وتتطلب هذه الاحتفالات تنظيم من نوع خاص وترتيب لأماكن الجلوس تبعاً لبطاقات، ودعوات موجهة.
قد تكون الحفلات الكبيرة خاصة مثل حفلات الزفاف أو حفلات أعياد ميلاد، أو أعياد زواج لكن لعدد كبير من المدعوين، ويجب الحرص في هذا النوع من الحفلات على متابعة سير الحفلة والتخطيط لها بشكل جيد ودقيق.
حفلات صغير
وهي حفلات يكون عدد المدعوين بها قليل، وقد لا تحتاج هذه الحفلات لنفس القدر من التخطيط لكنها بالتأكيد تحتاج لمتابعة جيدة من القائمين على الحفل.
تتمتع الحفلات الصغير بخصوصية عالية ولهذا يجب الحرص على أن تكون قائمة المدعوين محدودة ومؤكدة من قِبل القائمين على التنظيم، والحرص على عدم دخول أي شخص غريب إلى الحفل.
أنواع الحفلات من حيث موضوعها
وقد تكون الحفلات خاصة أو عامة، وتختلف الحفلات على حسب الموضوع الذي تتناوله أو المناسبة التي يتم الاحتفال بها:
- حفلات الزفاف والأعراس.
- حفلات أعياد الميلاد.
- حفلات الخطوبة.
- حفلات النجاح.
- حفلات رأس السنة.
- حفلات عيد الزواج.
- حفلات تنكرية.
- حفلات الوداع.
- حفلات العشاء الجماعي.
- حفلات تخرج.
- حفلات نهاية الخدمة.
- حفلات السفر.
- حفلات الاستقبال.
- حفلات للاحتفال بالمولود الجديد.
- حفلات غنائية.
- حفلات استعراضية.
- حفلات تقديم للمواهب.
- حفلات بعد العروض الفنية.
أساسيات تنظيم الحفلات
إن عملية تنظيم الحفلات أمر غير بسيط بالمرة فهو يتطلب قدر عالى من الدقة والمهارة التخطيطية، ويجب على الشخص المنظم للحفل أن يراعي هذه الأسس قبل أن يبدأ في العمل:
دقة المواعيد
إن المواعيد عامل أساسي في نجاح أي حفل أو مناسبة، فبدون جدول دقيق للمواعيد سيختلط أوقات الحضور وتقديم الطعام والفقرات والموسيقي وغيرها، وفي النهاية سيتحول الحفل إلى فوضي حقيقية أنت في غني عنها.
ولهذا يجب مراعاة الأتي:
- الاحتفاظ بجدول دقيق لمواعيد بدء ونهاية كل فقرة من فقرات الحفل.
- السماح بالقليل من الوقت الاحتياطي تحسباً لأي أمر طارئ قد يقع.
- إرسال الدعوات قبل موعد الحفل بوقت كافي، والحرص على التأكيد عليها.
- مراجعة الخطوات مراراً قبل الحفل ومحاولة إصلاح أي مشكلة.
- الاحتفاظ بأرقام لبعض خدمات السيارات المجهزة في حالة حدوث أي طارئ.
- تأكيد المواعيد مع خدمات الطعام والفرق التي ستعمل في الحفل بوقت كافي.
التدريب اكثر من مرة
إن التدريب على الحفل أمر غاية في الأهمية، خاصة في الحفلات الكبيرة التي من المتوقع وجود عدد كبير من المدعوين بها، ويجب التركيز في التدريب على الأمور التالية:
- التأكد من وجود أماكن كافية للراقص.
- توفير أماكن هادئة بعيدة عن سماعات الموسيقي لبعض الحضور الذين يفضلون الهدوء.
- توفير أماكن لمنسق الموسيقي والتأكد من توفر التوصيلات الكهربائية التي يحتاجها.
- التأكد من جودة الإضاءة في المكان في وقت تنظيم الحفل.
- التأكد من تنسيقات الزهور والطاولات.
- الحرص على تنسيق المقاعد بطريقة منظمة.
- في حالة الأعراس يجب التدريب على توقيت دخول العروس مع الموسيقي في الوقت الصحيح، وقائمة تشغيل الموسيقي أيضاً.
حسن اختيار الأشخاص
إن العمل في مجال تنظيم الحفلات والمناسبات يعتمد بشكل كبير على حسن اختيار الأشخاص الذين سيقومون ببقية الأعمال، والتأكد من كفاءتهم في القيام بما يلي:
- تنسيق الموسيقي بشكل احترافي، فيجب اختيار منسق موسيقي موهوب وملتزم بمواعيده للقيام بالعمل.
- تقديم الطعام والمشروبات يجب أن يتم بالاعتماد على أشخاص موثوقين ولديهم الخبرة اللازمة في العمل في الحفلات المشابهة.
- الخدمات يجب أن تكون مقدمة من أشخاص محترفون مثل خدمات تقديم الطعام أو الشراب أو ركن السيارات.
- المساعدين للحفل يجب أن يكونوا أهل للثقة ولا يتغيبوا عن موعد الحفل حتي لا يختل النظام بالكامل.
في النهاية فإن التجهيز لحفل يتطلب الكثير من الجهد والتعب حتي يظهر أمام بالناس بمظهر مشرف، ولذلك يجب أن تحرص على اتباع أساسيات وقواعد تنظيم الحفلات حتي تضمن إقامة حفلة لا تنسي لك ولكل من حولك.