كيفية إدارة الحفلات ؟

‫نشر في

إدارة الحفلات يعتقد البعض أن إدارة وتنظيم حفلة يعد من الأمور السهلة والميسرة والتي يمكن أن تتم بمنتهى السهولة واليسر ولكن لا شك أن هذا المر بالفعل صعب للغاية ويحتاج إلي دراسة، هذا فضلاً عن كونه يحتاج مجموعة كبيرة من المقومات الرئيسية التي يجب أن تتوفر و في حالة عدم توافرها يعد الأمر بالفعل صعب للغاية ولا يمكن أن يتم علي النحو الصحيح والسليم.

إدارة الحفلات :

موقع الالميدان نيوز يهتم بكل الأمور التي تشغل بال السادة القراء والمتابعين، وانطلاقاً من ذلك فإن الموقع يقوم من جانبه بتسليط الضوء علي العديد من الموضوعات الهامة بل ويجعل منها محوراً رئيسياً لكثير من المقالات التي يتم تقديمها من خلاله، وبناءاً علي ذلك فإن موقع ست الكل سوف يعرض علي كافة المهتمين بإدارة الحفلات هذا المقال الذي ينطوي علي مجموعة من الخطوات الرئيسية التي يجب أن تتوافر حتى يتم الأمر علي النحو المطلوب، هيا بنا نتعرف علي تلك الخطوات …. :

  • إحرص في بداية إقدامك علي إدارة الحفلات أن تتخصص من جانبك في نوعية الحفلات التي سوف تقوم بإعدادها، حيث أن المجال سوف يكون مفتوح أمامك بشكل كبير فهناك العديد من أنواع تلك الحفلات، ويجدر بنا هنا أن ننوه عليك عزيزي القارئ ألا تكون في بداية عهدك بإدارة الحفلات ممن يتخذون الأمر برمته، بمعنى ألا تكون صاحب إدارة لعامة الحفلات، ولعل السبب في ذلك أن ألمر فعلياً يكون مرهق للغاية بالنسبة إليك هذا فضلاً أنك لن تستطيع أن تثبت وجودك في كافة التخصصات المتاحة علي الساحة، لذا فإن أصحاب الرأي السديد والخبرة في هذا المجال يؤكدون من جانبهم أنه من الأفضل أن تقوم من جانبك بالتخصص في نوعية محددة من الحفلات التي سوف تقوم بإدارتها فهناك الحفلات المدرسية وهناك حفلات الزفاف وهناك المؤتمرات الخاصة بالأعمال العامة والسياسية أو حتى الحفلات التابعة للعمل الخدمي أو التطوعي.
  • والجدير بالذكر أن هناك العديد من المحاور التي يجب أن يضعها الشخص الذي يقدم علي إدارة الحفلات نصب عينه، ولعل أهم تلك المحاور أن يكون لديه في بداية الأمر فريق عمل كبير ويتسم بتوافر مجموعة كبيرة من الصفات المهنية والحرفية والشخصية فيه، ولعل أهمها أن يتمتع بالخبرة التي قد نجمت عن دراسة وعلم، ومن ناحية أخرى يكون لديه حب التعاون كصفة أساسية ورئيسية في هذا الشأن حيث أن التعاون بين فريق العمل الواحد  لا شك أنه ينعكس بشكل إيجابي علي الوضع العام لمجريات الأمور في داخل العمل.
  • ومن ناحية أخرى تعد قائمة الطعام أحد الأمور الأساسية في إعداد الحفلات وإدارتها ولا شك أنها تختلف من مناسبة إلي أخرى وتتحدد وفقاً لطبيعة المناسبة أو نوعية الحفلة، فلا شك أن إعداد قائمة طعام لمناسبة مثل تخريج دفعة دراسية أو جامعية أمر يختلف في ما إذا كانت الحفلة مخصصة لمجموعة من رجال الأعمال لمناقشة بعض الأوراق الإستثمارية علي سبيل المثال،  كما إنها تتحدد أيضاً وفقاً لعدد الضيوف، ويجدر بنا أن نشير إلي أن قائمة الطعام أيضاً تتحدد وفقاً لطبيعة الوقت الزمني الذي تقام فيه الحفلة، بمعنى أنه إن كان يتم إعداد الحفل في خلال فصل الصيف فإن الأمر يختلف إذا تم الإعداد لها في خلال فصل الشتاء.

    • ما هي طبيعة عمل من يقوم بإدارة الحفلات ؟

    • في الواقع أن من يقوم بمهمة إدارة الحفلات فإننا نجده يقوم بكل كبيرة وصغيرة في هذا الشأن حيث يهتم بكافة التفاصيل، بداية من إختيار المكان الذي من المقرر أن تتم فيه الحفلة، ثم دعوات السادة الضيوف أو من سوف يكونوا ضيوف، ومن ثم إختيار نوعية الديكور الذي من المقرر أن يتم في داخل مكان، هذا فضلاً عن الإهتمام بالموسيقى التي سوف تصاحب فقرات الحفل منذ بدايتها إلي أن تنتهي.
    • إذا كنت ممن  سوف يقوم بالتنظيم أو الإشراف علي إدارة حفل ما، فإعلم أنك سوف تقوم بالإشراف علي الأمر برمته دون اللجوء إلي صاحب الحفل في أي شيء ما حيث أنه سوف ينتظر منك أن يكون الأمر علي ما يرام  دون أن يقدم لك أي مساعدة مهما كانت.
    • إعلم عزيزي منظم الحفل أن صاحب الحفل أو الراعي الرئيسي للحفل الذي ستقوم بإدارته والإشراف عليه لن يقوم علي الفور بإبرام التعاقد معك، بل إنه يقوم بالإطلاع علي كافة التفاصيل التي تقوم من جانبك بتدوينها في خطة إدارتك للحفل، ومن ثم يقوم بمقارنتها بغيرها من الخطط الأخرى الخاصة ببعض منظمى الحفلات الذين يقوموا بتقديم نفس الخدمة من جانبهم، وذلك في محاولة من جانبه أن يقوم بإجراء المفاضلة بين ذاك وتلك إلي أن يصل إلي قرار ومن ثم يتم إبرام إتفاق مع من هو الأفضل علي الإطلاق.
    • من ناحية أخرى يجب أن تعلم أن هناك كثير من المشكلات التي من المفترض أن تواجهها فيجب ألا تحبط من جراء مواجهتها بل تواجهها بكل حسم وعلي الفور.
    ‫0 تعليق

    اترك تعليقاً