كيفية الرد على البريد الإلكتروني الرسمي
إذا حصل شخص ما على وظيفة عبر بريد إلكتروني رسمي ، فيجب عليه الرد على هذا البريد الإلكتروني إما بقبوله أو رفضه بطريقة مهذبة ومثلى ، وهناك مجموعة من الخطوات للرد على رسائل البريد الإلكتروني الرسمية وهذه الخطوات هي كما يلي:
الرد على البريد الإلكتروني الرسمي باللغة الإنجليزية
لا يختلف الرد على بريد إلكتروني رسمي باللغة الإنجليزية كثيرًا عن كيفية الرد على بريد إلكتروني رسمي باللغة العربية ، حيث يوجد نموذج محدد للرد على رسائل البريد الإلكتروني الرسمية باللغة الإنجليزية على النحو التالي:
1- ابدأ التحية
يجب أن يبدأ البريد الإلكتروني الرسمي بتحية المرسل إليه. إذا كان لديك اتصال قوي مع المرسل إليه ، فمن الأنسب استخدام كلمة DEAR ENGY. في حالة العلاقة الرسمية ، يتم استخدام كلمة DEAR MR ENGY ، وفي حالة أن العلاقة قوية جدًا ، يمكن استخدام Hi ENGY.
في حالة عدم معرفة اسم الشخص الموجه إليه ، فمن الأنسب استخدام كلمة لمن يهمه الأمر ، أي لمن يهمه الأمر ، أو نستخدم كلمة سيدي العزيز / سيدتي. . هذا هو ، سيدي أو سيدتي العزيزة.
2- اشكر المستلم
في حالة قيام الشخص بالرد على بريد إلكتروني رسمي سابق وتريد الرد عليه ، يجب أن تقول شكرًا لك على رسالتك السريعة ، مما يعني شكرًا لك على ردك ، أو سنستخدم كلمة شكرًا على ردك.
3- تحديد الهدف
تأكد من أنك تتحدث في بداية البريد الإلكتروني للوصول إلى هدف البريد الإلكتروني المباشر ، واحرص على عدم التمادي في التفاصيل أو الانحراف عنها. يجب أن تكون هذه الرسائل قصيرة وواضحة.
كيف تكتب رسائل البريد الإلكتروني الرسمية
الشكل الرسمي المستخدم في مجالات الأعمال هو البريد الإلكتروني الرسمي أو في القطاعات العلمية والخدمية كالمدارس والمستشفيات وغيرها. يتم التعامل مع هذه القطاعات أو الشركات بطريقة رسمية ، لذلك إذا كنت ترغب في كتابة بريد إلكتروني رسمي ، فهناك بعض النقاط التي يجب مراعاتها ، وهذه النقاط هي كما يلي:
- تسجيل بيانات المرسل والمستلم: هذا العنصر هو نقطة البداية في البريد الإلكتروني ، حيث يتم كتابة اسم وعنوان الشخص الذي أرسل الرسالة بالإضافة إلى اسم وعنوان مستلم الرسالة.
- التحيات باللغة العربية: يجب على المرسل كتابة تحية رسمية للمتلقي. ومن أمثلة هذه التحيات: (مرحبًا ، صباح الخير ، مساء الخير ، الخير وبعد ذلك ، ……).
- الإيجاز في كتابة المحتوى: يجب أن يكون الشخص الذي سيقرأ البريد الإلكتروني على دراية بكافة تفاصيل البريد الإلكتروني ، لذلك من الضروري تقصير البيانات وتجنب إطالة الفقرات أو طولها والعمل على استخدام النقاط عند شرح التفاصيل .
- كتابة استنتاج مهني: يجب ألا ينتهي البريد الإلكتروني فجأة ويجب كتابة الاستنتاج المهني بطريقة مهذبة. يجب أن يكون هذا الاستنتاج نوعًا من التحية واستخدام العبارات المناسبة مثل: (مع خالص التحية ، أطيب التمنيات ، خالص الشكر ، ……).
- سجل تفاصيل المرسل: في النهاية ، يتم تسجيل تفاصيل المرسل ، ويتم تسجيل هذه التفاصيل مع الاسم الكامل وعنوان البريد الإلكتروني والهاتف والموقع الرسمي وتفاصيل الاتصال الأخرى.
اقرأ أيضًا:
إرشادات لكتابة بريد إلكتروني باللغة العربية
عندما يكتب المرء بريدًا إلكترونيًا رسميًا باللغة العربية ويريد كتابته بأفضل طريقة ، يجب عليه اتباع الإرشادات التالية:
- في وقت كتابة الخطاب الرسمي ، يجب أن تكون لغة الكتابة هي اللغة العربية وتجنب الكلمات العامية.
- يجب الابتعاد عن الرسائل أو الرموز ، فهذا النوع من الرسائل غير مناسب للطرق الرسمية لكتابة رسائل البريد الإلكتروني.
- تجنب الأخطاء الإملائية والكتابة باللغة العربية