مقالتنا ستكون حول كيف تكتب رسالة إنه أكثر ما يبحث عنه الأفراد من خلال محركات البحث لأن دور الكتابة لا ينتهي في حياتنا بنهاية فترة معينة. مقالات أو تقارير أو أشكال أخرى من الكتابة وموضوع حديثنا اليوم هو كتابة الأخبار. في ثنايا سطورنا التالية في المتجر عزيزي القارئ ستجد تفاصيل وافية حول آلية كتابة الرسالة والغرض من الرسائل بشكل عام وجميع المعلومات المتعلقة بها.
في الآونة الأخيرة ، ازداد معدل البحث عن آلية كتابة الرسالة ، وهو ما سنشرح لك في السطور التالية. تتطلب كتابة تقرير أن يمر الكاتب بمجموعة المراحل التالية:
إن تحديد الموضوع المراد كتابة التقرير عليه هو الخطوة الأولى في الكتابة الصحيحة. وبدون تحديد الموضوع لن يتمكن الكاتب من جمع معلوماته أو كتابته. وإذا لم يتم تحديد الموضوع ، يجب على الكاتب اختيار موضوع للقارئ عن طريق اختيار الموضوع الذي يثير اهتمام القارئ. جدير بالذكر أن الموضوع يتم تحديده وفق الآتي:
- تحديد الجزء المستهدف من كتابة الرسائل.
- تحديد الغرض من الكتابة.
- حدد نوع المعلومات المراد توصيلها.
عملية البحث هي الخطوة الثانية في عملية إعداد التقارير. وتجدر الإشارة إلى أن هذه العملية تتطلب من الباحث الخضوع لمجموعة الإجراءات التالية:
- البحث الجيد في مختلف المصادر والتأكد من موثوقية المعلومات التي توصل إليها الباحث يضمن جودة الكتابة.
- يجب أن يتأكد المؤلف من أن التقرير جيد المصدر.
- قد يستخدم كاتب التقرير البحث الميداني لكتابة معلومات التقرير.
- في هذه الخطوة ، يجب على الكاتب كتابة النسخة الأولى من الرسالة ، والتي يمكن تحريرها وإعادة تنسيقها بعد الكتابة ، وفي هذه الخطوة يتبع التعليمات المطلوبة من قبل الكيان الذي سيتم إرسال الرسالة إليه.
- في هذه الخطوة ، يأخذ الكاتب في الاعتبار تنسيق التقرير وحجم الخط والهوامش وصفحة الغلاف والمحتوى. تتضمن هذه المسودة المقدمة والنتائج والأهداف وجميع التفاصيل المتعلقة بموضوع التقرير.
- بعد كتابة المسودة الأولية للتقرير ، يراجع الكاتب تفاصيل التقرير ويبدأ في التحرير.
هذه هي الخطوة الأخيرة في كتابة التقرير ، حيث يراجع الكاتب الخطوات السابقة للتأكد من أنها قد اكتملت بشكل صحيح. إليك مجموعة من النصائح للتحقق منها:
- قم بمراجعة المحتوى المكتوب وتحقق من الإملاء للتأكد من خلو الرسالة من الأخطاء الإملائية.
- اقرأ غلافًا نصيًا مكتوبًا جيدًا للغلاف للتأكد من صحة علامات الترقيم.
- مطابقة محتوى الرسالة مع الغرض الذي كتبت من أجله الرسالة.
- بعد مراجعة دقيقة للتقرير ، يجب على كاتب التقرير طلب المساعدة من مدقق خارجي للتأكد من أن التقرير دقيق وخالٍ من الأخطاء.
- التقرير عبارة عن وثيقة قصيرة وموجزة ومباشرة مكتوبة لتحقيق هدف محدد ، يركز خلالها المؤلف على مجموعة معينة من الجمهور. عادة ما يتم كتابة التقرير لتحليل مشكلة أو موقف ويحتوي على توصيات لاتخاذ قرارات إيجابية تتعلق بالموقف في المستقبل والتي ستساعدك على تجنبها لاحقًا.
- تتميز الرسالة بالبساطة ، فهي عبارة عن محتوى صغير منظم يطبق القول المأثور باختصار مفيد للكلمات ، لذلك يجب على الكاتب أن يأخذ في الاعتبار التنظيم الجيد والدقة في إيصال المعلومات.
لا يوجد تصنيف عالمي لأنواع الرسائل ، ولكن دعنا نذكر الفئات الأكثر استخدامًا:
- الأخبار الرسمية وغير الرسمية:
- الأخبار الرسمية: هذه التقارير منظمة للغاية ومحايدة من حيث المحتوى ، حيث ينظر الكاتب في الترتيب والتنظيم وعرض التفاصيل بدقة كبيرة ، وخالية تمامًا من الضمائر ورسمية في صياغتها.
- رسائل غير رسمية: هذا النوع من التقارير ، الذي يستخدم فيه الكاتب اللغة المطبوعة التي يستخدمها في حياته اليومية ، وصفي وبسيط وقصير.
- الرسائل الطويلة والقصيرة:
- رسائل طويلة: قد يبدو تصنيف الرسائل من حيث الإيجاز والطول غريبًا بعض الشيء ، لأن الرسائل الطويلة هي تلك التي تتكون من عدة صفحات ، ويمكن أن تصل صفحاتها إلى 0 صفحة.
- رسائل قصيرة: إنها تقارير تتكون من صفحات على صفحات. جدير بالذكر أن الرسائل الطويلة هي الأقرب إلى المسؤول.
- التقارير الإعلامية أو التحليلية:
- إصدار إعلامي: من أمثلة التقارير الإعلامية التقارير السنوية والمالية ، والتي تحتوي على معلومات مهمة ، والغرض منها إيصال المعلومات ونقلها من جزء من المجتمع إلى جزء آخر منه (التقارير الإخبارية).
- تقرير تحليلي: تهدف هذه التقارير إلى دراسة المشكلة وإيجاد حل لها.
- نظرة عامة على العرض:
- هذا النوع من الرسائل هو النوع الذي يحاول فيه الكاتب حل مشكلة. وتجدر الإشارة إلى أن هذه التقارير عادة ما تحتوي على خطة محددة للشركة لتغطية احتياجات المنظمة أو الشركة.
- تشجع معظم المنظمات الحاجة إلى هذا النوع من التقارير في دعوتها لتقديم مقترحات.
- التقارير الرأسية والجانبية:
- لمحات رأسية: هذه الرسائل هي تلك التي يتم إرسالها من المديرين إلى الموظفين أو من الموظفين إلى المديرين.
- أخبار جانبية: هم أولئك الذين يتم نقلهم من قبل الموظفين داخل نفس القسم في الشركات أو المؤسسات أو داخل الإدارات المختلفة في نفس المستوى الوظيفي.
- التقارير الداخلية والخارجية:
- الرسائل الداخلية: يتم تبادل هذه الرسائل داخل المؤسسات أو الشركات.
- التقارير الخارجية: هذه هي الرسائل التي يتم إرسالها بين أكثر من شركة ، بما في ذلك التقارير المالية أو السنوية.
- تقارير منتظمة:
- هذا النوع من التقارير هو ما يفعله الموظف على أساس منتظم وفي تاريخ معين لتقديم فكرة واضحة عن الوضع الوظيفي للموظف والغرض منه هو تحقيق الرقابة الإدارية.
- في هذا النوع ، عادةً ما يتم استخدام نموذج قياسي لبيانات التقرير ، والذي يملأه الموظف بشكل دوري.
- الرسائل الوظيفية:
- هناك العديد من أنواع التقارير المخفية تحت اسم التقارير الوظيفية ، من بين أنواع التقارير الوظيفية التي نسميها التقارير المالية والتقارير المحاسبية والتسويقية.
- المراسلة هي وسيلة اتصال بين الأفراد يستخدمها الكثيرون لنقل المعلومات. تتم كتابة هذه التقارير بناءً على تحليل البيانات والبحث عنها ومن ثم تقديمها في شكل معلومات.
- تساعد كتابة التقارير على تغطية المزيد من الموضوعات والقضايا المهمة.
- توفر التقارير تفاصيل دقيقة حول مشكلة أو مشكلة.
قبل إغلاق هذه الفقرة ، تجدر الإشارة إلى أن كتابة الأخبار تعتمد على ثلاث ركائز مهمة ، وهذه الركائز هي تحديد: “الجزء المستهدف من التقرير – الغرض من الكتابة – ونوع المعلومات التي سيتم نقلها”. هذا يشرح لك أنواع التقارير المختلفة.
إن أغراض كتابة التقرير عديدة ومتنوعة ، منها:
- يكتب البعض تقارير لتقديمها إلى مدير في العمل ، أو أستاذ في الجامعة ، أو زملاء في العمل.
- يختلف الغرض من كتابة التقرير حسب نوع التقرير الذي سيتم تقديمه والجمهور المستهدف.
- يجب أن يحتوي التقرير على معلومات معقولة حول الأمر الذي سيتم إبلاغه.
- بعد تحديد المجموعة المستهدفة ، يمكن للمؤلف تحديد الهدف.
كتابة تقرير له ميزات يجب على الكاتب مراعاتها عند الكتابة. نذكر لك هذه الخصائص من خلال الأسطر التالية:
- التأكيد عند كتابة المعلومات على معلومات قيمة وصادقة ، ويمكن تحقيق ذلك من خلال الرجوع إلى المحتوى كتابيًا إلى مصادر المعلومات الصحيحة.
- على الكاتب الانتباه إلى الدقة وتجنب تضليل القارئ قدر الإمكان.
- احرص على الكتابة بتنسيق واضح حتى لا تربك القارئ أثناء القراءة.
- لخص قدر الإمكان المعلومات المراد توصيلها وتجنب التفسيرات المطولة لتجنب إضاعة الوقت.
- ركز على توصيل المعلومات بشكل مفتوح دون حشو.
أظهرنا لك كيف تكتب رسالة وجميع الأهداف المتعلقة بها وإلى جانب ذلك نحن وأنتم المتابعين الأعزاء نقترب من نهاية سطورنا وفي نهاية مقالنا نود أن نشكركم على متابعتنا بشكل جيد ونتمنى أن نكون قد حققنا الفائدة المرجوة من أجلك مما يمنعك من مواصلة البحث والاطلاع على المقالة التالية من مستودع المعلومات.