يعد تحديد طرق إدارة الوقت أمرًا مهمًا جدًا في حياتنا للاستفادة حتى من أقل الدقائق إهدارًا في يومنا هذا والاستفادة منها لما هو مفيد سواء كان ذلك في العمل أو في الدراسة أو في أوقات الراحة والترفيه الذاتي ، والتي يسعى كل طالب أو عامل أو مدير أو حتى ربة منزل إلى المصالحة. بين إدارة منزلها وعملها ، ومن وجهة النظر هذه ، سيناقش الموقع مقالتي نتي أفضل الطرق لإدارة الوقت وكيفية تنظيمه.
تحديد إدارة الوقت
يتم تعريف إدارة الوقت على أنها عملية التخطيط والتحكم في مقدار الوقت الذي يقضيه في أنشطة محددة. تمكن إدارة الوقت الجيد الفرد من إكمال المزيد في فترة زمنية أقصر وتقلل من الإجهاد بمساعدة تقنيات إدارة الوقت التي تعزز الحياة المهنية أو الأكاديمية أو التنظيمية أو أي مجال من مجالات النجاح. هذه إدارة ، ولكن بالنظر إلى جوهر المشكلة ، ستجد أن إدارة الوقت لا تتعلق بالوقت بحد ذاته ولكن بإدارة نفسك ، فلدينا جميعًا نفس الـ 24 ساعة كل يوم ولكن مدى جودة استخدامك لها أمر متروك لنا تمامًا ، و تعمل أفضل تقنيات إدارة الوقت على تحسين طرق عملك. تحميك من الإلهاء والإلهاء.[1]
راجع أيضًا: أهمية إدارة الوقت
طرق إدارة الوقت
حيث يقال في المثل الشائع أن الزمن مثل السيف ، إذا لم تقطعه فسوف يقطعك ، ومن هنا سنرى مدى أهمية هذا الموضوع وعواقبه السلبية إذا لم تتم إدارته بشكل صحيح. وعليه فإن الجواب من طرق إدارة الوقت:[1]
- تفويض المهام: تتضمن أفضل قوائم المهام مجموعة متنوعة من المهام ، مثل المهام السريعة والعاجلة التي يمكن إكمالها في 10 دقائق والمهام التشغيلية الأكبر التي لا تزال قيد التنفيذ.
- قم بترتيب أولويات العمل: في هذه الخطوة ، يجب أن تحدد أولويات المهام المتعلقة بأنشطة اليوم بترتيب الأهمية ، مع ضمان التعامل مع المهام الأكثر أهمية أولاً. عند ترتيب مهامك ، يجب دائمًا تحديد أولويات ما هو أكثر أهمية بالنسبة لك.
- تجنب التسويف: يمكن أن يتم تشتيت انتباهنا في محيط اجتماعي مثل التحدث إلى الزملاء القيل والقال وهذا يجعلنا نقع في فخ المماطلة ، لذلك تحتاج إلى إدارة الانحرافات الخاصة بك بشكل فعال من أجل حماية تدفق أفكارك وتركيزك.
- جدولة المهام: يعد الجدول الزمني المنظم أمرًا بالغ الأهمية لتقديم ما حددته بنفسك ، حيث يساعدك على حماية مساحة العمل الخاصة بك ويضع ضغطًا صحيًا لإكماله فعليًا ، ويعد حظر الوقت أحد أكثر الطرق إنتاجية للقيام بذلك لأنه يمنع مهمة واحدة من تجاوز يومك بالكامل وتمنعك من تعدد المهام.
- تجنب الإجهاد: في حين أنه من السهل اكتشاف بعض الانحرافات ، إلا أن العديد من الأشخاص لا يدركون الضغوط العديدة التي تكسر أيامهم ، لذلك إذا حددت مصدر هذه الضغوط ، يمكنك ضبط الضوابط أو تجنبها للسماح لنفسك بأن تكون منتجًا.
- تحديد المواعيد النهائية: من خلال تلخيص المهام السابقة وما استنتجته منها ، يمكنك تحديد مواعيد نهائية لإدارة وقتك بشكل فعال ، وبالتالي ستجد فرقًا كبيرًا عند إكمالها وفقًا لما تريده.
تقنيات إدارة الوقت
هناك دائمًا توازن دقيق في إدارة الوقت بحكمة بما يكفي لإنجاز كل شيء حسب الحاجة دون ممارسة الكثير من الضغط على نفسك. في هذا السياق ، يجب عليك اتباع الاستراتيجيات التالية لإنتاج الأفضل في أقل قدر من الوقت دون إضاعة الوقت:[2]
- افهم أنك لست مثاليًا: من أصعب الأشياء التي يجب على كثير من الناس قبولها هي حقيقة أنها ليست مثالية على الرغم من كل التخطيط والاحتياطات أثناء تنفيذها ، ولكن عليك أن تدرك أنه لا بأس من ارتكاب أخطاء حتى حتى في أكثر الخطط مدروسًا. يمكن أن تتغير أو تفشل.
- التخطيط اليومي: عند إعداد قائمة المهام الخاصة بك ، قرر ماذا ومتى وأين ولماذا وكيف من أي مسؤوليات معقدة لديك غدًا وتأكد من ترك بعض المساحات المفتوحة في تقويمك اليومي أيضًا. سيؤدي هذا إلى إعداد عقلك لأعباء العمل في اليوم التالي ويسمح لك أيضًا بقبول مهام إضافية.
- تحديد أولويات المهام: سيتيح لك ذلك الاحتفاظ بعلامات تبويب حول المهام المستقبلية بطريقة تتجنب جعلك مشغولاً أو متوتراً لتتمكن من إنشاء روتين أكثر تنظيماً لأهدافك اليومية والحفاظ على إنتاجيتك طوال الأسبوع.
- استخدم أدوات إدارة الوقت: من أفضل الأشياء التي يمكنك القيام بها لإدارة وقتك بحكمة استخدام أكبر عدد ممكن من الأدوات لدعم موقعك الشائعة في برامج الكمبيوتر وتطبيقات الهواتف الذكية.
- لا تعدد المهام: يمكن أن يؤدي تعدد المهام إلى خفض مستوى الفهم والذكاء العام ، وإكمال أكثر من مهمة في وقت واحد له العديد من الآثار السلبية عليك وعلى من حولك ويعيق أدائك.
- حدد أوقاتك الإنتاجية: أيًا كان الجانب الذي تتواجد فيه في الصباح أو المساء ، فأنت بحاجة إلى تحديد متى تكون مستيقظًا ومتنبهًا ومتحفزًا ومستعدًا للعمل والإنتاج ، وسيكون هذا هو وقتك للقيام بعملك العميق والحصول على المزيد من مهامك اليومية.
- تخلص من المشتتات: العالم مليء بالأشياء التي تسرق انتباهك بعيدًا عن العمل والمسؤوليات الأخرى مثل الهواتف الذكية أو وسائل التواصل الاجتماعي أو زملاء العمل أو الطلاب وما إلى ذلك ، ويجب تجنب هذه الأشياء إذا لم تكن ضرورية.
- استخدام مؤقت: يمكن أن يكون ضبط المؤقت طريقة فعالة لتذكيرك بفترات الراحة وتعيين حدود زمنية لكل مهمة وهذا يجعلك أكثر إنتاجية.
- يعد تقسيم المشاريع الكبيرة إلى أجزاء طريقة رائعة لإدارة وقتك ، حيث تصبح الصورة الكبيرة أقل ترويعًا ويبدو أن الموعد النهائي الذي يلوح في الأفق يبدو أكثر قابلية للتحقيق.
- تعلم أن تقول لا إذا كنت تعمل بجد: هذا يفتح لك عالمًا من الاحتمالات لإدارة وقتك بشكل أكثر فعالية وتحسين قيمة العمل الذي تقوم به.
- تفويض العمل عندما تستطيع: يجب أن تبحث عن فرص للاستعانة بمصادر خارجية لعملك عندما تكون مشغولاً للغاية من خلال مشاركة العبء مع فريقك والعمل معه معًا.
- أعد شحن طاقتك: امنح نفسك بعض الوقت لإعادة شحن طاقتك العقلية والجسدية والعاطفية بأي طريقة مريحة لك وخذ قسطًا من الراحة قبل العودة إلى العمل وسترى فرقًا.
فوائد إدارة الوقت
تؤدي قدرتك الشخصية على إدارة وقتك بشكل فعال إلى تحسين كفاءتك وإنتاجيتك وتحفيزك على تحقيق النجاح في الحياة. فيما يلي أهم فوائد الإدارة الفعالة للوقت:[3]
- تقليل التوتر: عندما تضع جدولاً وتتبعه ، فإنه بالتأكيد يقلل من القلق. عندما تقوم بإلغاء تحديد العناصر الموجودة في قائمة المهام الخاصة بك ، يمكنك أن ترى أنك تحرز تقدمًا ، وهذا يساعدك على تجنب الشعور بالتوتر والقلق بشأن ما إذا كنت تنجز الأشياء أم لا.
- مزيد من الوقت: هذا مهم لأن الأشخاص الذين يمكنهم إدارة الوقت بشكل فعال لديهم المزيد من الوقت لقضائه في الهوايات أو الأنشطة الشخصية الأخرى أو قضاء المزيد من الوقت مع العائلة.
- المزيد من الفرص: تؤدي الإدارة الجيدة للوقت إلى المزيد من الفرص وتقليل الوقت الضائع في الأنشطة التافهة. تعد مهارات إدارة الوقت وقدرة الأشخاص على تحديد أولويات العمل وجدولة المهام من بين متطلبات التوظيف الأكثر طلبًا لمديري الأعمال والمسؤولين في أي مؤسسة.
- القدرة على تحقيق الأهداف: الأشخاص الذين يتميزون بقدرتهم على تنظيم وإدارة وقتهم هم أقرب إلى تحقيق أهدافهم وغاياتهم في وقت قياسي وعوائد أفضل وإنتاجية عالية.
شاهد أيضاً: الإذاعة المدرسية حول أهمية الوقت بالكامل
عواقب سوء إدارة الوقت
نظرًا للفوائد العديدة للإدارة الجيدة للوقت ، سنهتم بهذه الأساليب لضمان نجاحها ، لأنها إيجابية للغاية بالنسبة لنا ، ومن أجل تعزيز فكرتنا الإيجابية عن الإدارة الجيدة للوقت ، سنتعرف على تداعياتها في حالة التهاون في إدارتها وما يؤدي إلى السيئات وهي:[3]
- سير العمل السيئ: عدم القدرة على التخطيط المسبق والالتزام بالأهداف يعني ضعف الكفاءة ، وهذا غالبًا ما يؤدي إلى انخفاض في أداء عملك وانخفاض في إنتاجيتك.
- ضياع الوقت: يمكن أن يؤدي سوء إدارة الوقت إلى إضاعة الوقت من خلال التحدث إلى الأصدقاء ، على سبيل المثال على وسائل التواصل الاجتماعي ، أثناء القيام بمهمة ما ، بالإضافة إلى تشتيت انتباهك.
- فقدان السيطرة: إذا لم تكن على دراية بالمهمة التالية ، فقد تواجه فقدان السيطرة على حياتك وهذا يمكن أن يساهم في مستويات عالية من التوتر والقلق.
- تدني جودة العمل: هذا أمر لا مفر منه في حالة سوء إدارة الوقت والتسرع الضار في حالة عدم توفر الوقت الكافي لدى الشخص لإكمال المهمة ، أثناء العمل ضمن خطة محددة ويعزز الجودة بعناية.
- الصورة السيئة: إذا لم يستطع العملاء أو صاحب العمل الاعتماد عليك لإكمال المهام الموكلة إليك في الوقت المحدد ، فإن توقعاتهم وتصوراتهم عنك تتأثر سلبًا وقد يتسبب ذلك في طردك أو نقل العملاء لأعمالهم إلى مكان آخر.
بهذا القدر من المعلومات نصل إلى نهاية مقالنا الذي كان بعنوان أحد أساليب إدارة الوقت ، والذي تعرفنا فيه على إدارة الوقت وفوائدها وتداعيات إهمالها ، بالإضافة إلى شرح معمق. شرح لأهم استراتيجيات الإدارة.